Et par gode tips om direktionens orientering til bestyrelsen:

Generelt:
Orientering skal være samtlige bestyrelsesmedlemmer i hænde senest 3 arbejdsdage før mødet afholdes. OBS, der står i hænde.

Materialet skal give overblik over økonomi og organisation, samt de vigtigste begivenheder der er sket, samt de emner direktionen ønsker at drøfte med bestyrelsen.

Der anbefales en opdeling i to separate orienteringer, som ledelsen fremsender:

1. Orientering om det aktuelle kvartals regnskab sammenlignet med budget og kommentarer til større afvigelser - inkl. % afvigelse ift. budget.

a. Resultatopgørelse (maksimalt én A4 side)
Kommentarerne skal minimum omfatte:
- Omsætning pr. produktgruppe og totalt.
- Forskydninger i varelagre. Uden denne er der intet reelt billede.
- Realiseret DB og DG totalt og helst pr. produktgruppe
- Faste omkostninger med underopdeling for personale- og energiomkostninger
- Afskrivninger. (Hvis der ikke er større afvigelser i investeringerne, kan de budgetterede anvendes).
- Renteudgifter
- Resultat før selskabsskat.
- Estimat af årets resultat

b. Status
- Kommentarer skal minimum omfatte de væsentlige statusposter
- Debitorer evt. forfaldne og dubiøse.
- Bankgæld / kassekredit (aktuel rentesats og angivelse af maksimal trækningsret)

Både a og b er et resumé af edb-balancen, og må maksimalt fylde én A4 side.

c. Likviditetsoversigt (må fylde maksimalt én A4 side).
- Estimeret likviditetsbehov i de næste 2-4 måneder inkl. planlagte og forventede investeringer samt evt. afvigelser fra planlagt. Oplæg til direktionens forventning til hvordan evt. manko i likviditet kan fremskaffes.

2. Direktionens skriftlige orientering (1-2 A4 sider).

a. Organisation:
Ansættelser og afskedigelser samt evt. problemer med ledende medarbejdere, evt. sager med fagforeninger, arbejdsulykker etc. Sygefravær i %. Overarbejdstimer i %. Kommentarer, der er meget personfølsomme må ikke være skriftlige p.gr.a. risiko for udslip af fortrolig information. Normalt orienteres kun om ansættelse og afskedigelse af ledere.

b. Produktionsanlæg / bygninger: Kapacitetsudnyttelse og evt. overvejelser om ændringer, nyanskaffelser, større reparationer og vedligeholdelsesarbejder etc.

c. Kunder / salg: Hvordan lever vi op til budgettet i de næste 3 - 6 måneder ud fra den viden, vi har i dag. Nye tiltag til øgede salgsaktiviteter. Udstillingsaktiviteter. Kundeudsagn. Evt. problemer med at holde avancen. Bemærk! Hvordan vi kom igennem sidste kvartal hører hjemme under kommentarerne til regnskabet. Konkurrencesituationen, konkurrenternes væsentlige tiltag.

d. Stikord til evt. emner direktionen ønsker taget op til drøftelse

e. Andet:
Evt. vigtige oplysninger af betydning for selskabet eller bestyrelsesmedlemmer.

Bestyrelsesformanden bør forud for færdiggørelsen og udsendelsen have en telefonisk orientering, så han ikke "udsættes" for de helt store overraskelser under mødet.

Ved at fremsende orienteringen på forhånd opnås følgende fordele:

• Alle er velforberedte til mødet inkl. direktionen selv
• Alle har samme udgangspunkt
• Alle bliver motiverede ved at der er styr på tingene
• Alle har lejlighed til at spørge inden mødet, hvis der er særlige "kæpheste", der ønskes redet, så man ikke bliver hængende i nogle detailler under et enkelt punkt.
• Selve bestyrelsesmødet kan bruges til noget konstruktivt, og kan holdes på de maksimalt 3-4 timer uden besvær.

Handlingsplan:

Der bør altid findes en handlingsplan for bestyrelsens udvalgte store temaer de første 12 måneder frem.
Hent HMC´s Checkliste, der kan kopieres til at arbejde videre med i din egen virksomhed.